Preparando a Festa I

Olá, tudo bem?!

Planear e concretizar uma festa é muitas vezes um dilema e não sabemos por onde começar. Então resolvi trazer dicas para ajudar a preparar uma festa fantástica, cheia de criatividade e sem complicação!

 
  Vamos lá! (Ler mais)

A primeira providência é anotar todo planeamento. Use a forma mais simples para si. Uma boa é o Check List. "Publicarei modelos". 

A organização deve começar com o máximo  de antecedência possível, para diluir os pagamentos, pois os fornecedores querem os pagamentos até o dia da festa.

As dicas a seguir serão baseadas na organização de festa infantil.

          4 Meses antes da Festa

1. Escolha uma data e hora para a comemoração. Não esqueça de levar em conta a estação do ano, isto ajudará escolher se fará em local fechado ou ao ar livre;
2. Faça a lista de convidados (terá ideia do tamanho da festa);
3. Calcule quanto pode gastar, para decidir se a organização da festa será feita por você sozinha, com ajuda de terceiros ou se deixará ao encargo do local contratado; Se decidir contratar faça vários orçamentos, compare os preços, os serviços prestados e reserve o local;
4.  Escolha um tema para a festa. Se a festa for terceirizada, escolha também a comida.   

 Obs.: Dois itens que vale a pena lembrar:   

•  Não esqueça de registar tudo no contrato para não ter problemas futuros.
•  Se informe com conhecidos, que prepararam festas sozinhos o quanto gastaram. Será uma grande ajuda na decisão de quem preparará seu evento.

Os próximos passos ajudará se você for organizar o evento ou contratar apenas para a organização de uma parte da festa:

        8 Semanas antes da Festa

1. Depois do tema escolhido, faça uma lista com as compras a fazer e o que vai encomendar. Primeiro, pense no básico que toda a festa tem (convite, bolo, animação, lembrancinhas,…). Depois, fica mais fácil acrescentar outros itens inusitados.
2. É hora de ter a lista de convidados concluída.  Não esquecer que crianças até 4 anos, geralmente vão acompanhados. Então acrescente-os também na lista de convidados.
3.  Outra questão que deve estar decidida, é o local da festa. E se vai ser local fechado ou ar livre, se há área de lazer... Não esqueça de confirmar se o local comporta todos os convidados com conforto.
4.  Faça ou encomende os convites. É de bom gosto e muito prático enviar um "Guarde a Data", que é um convite virtual já informando a data e hora da festa. Isto facilita aos convidados se programarem com antecedência para estarem presentes na festa, mesmo antes de ser entregue o convite definitivo.
5.  Encomende as lembrancinhas. Os produtos personalizados e/ou sofisticados, precisam de mais tempo, pois geralmente são feitos de forma artesanal.
6. É importante decidir sobre as actividades da festa: o tempo para comer, jogos, brincadeiras, animação... Peça ajuda ou delegue actividades, para conseguir aproveitar a festa também.   
7. Obs.: Não esqueça, festa de criança precisa de brincadeiras, pois as crianças não vão às festas para ver a decoração ou comer. Diversão é fundamental!

    4 Semanas antes da Festa

1. Enviar os convites. Convém pedir a confirmação da presença na festa.
2. Se ainda não concluiu sobre as actividades da festa, esta na hora de decidir, se vai contratar uma empresa ou grupo de recreação, alugar brinquedos ou comprar materiais auxiliares para diversão da criançada. 
3. Se decidir é hora de contratar fotógrafo, músico, aluguer de máquina para encher balões...
4.  Organizar as compras: encomendar papelaria personalizada (forminhas para os doces, painel, chapéus, tags, cones para guloseimas, centros e marcadores de mesa, placard...), decoração, descartáveis (pratos, copos, guardanapos, talheres...), balões, toalhas e todos suprimentos necessários. 
5. Encomendar comidas (jantar ou almoço), caso não vá preparar em casa.
      Obs.: Não esqueça de solicitar os comprovativos dos pagamentos e contratos das prestação de serviços por escrito.

                                             3 Semanas antes da Festa

1. Observe se já estão tratados os ingredientes das brincadeiras e actividades da festa.
2. Se a festa for em casa de festas, confirmar todos os serviços (número de garçons...).
3. Esse é o momento de distribuir as actividades para quem vai ajudar nos preparativos da festa, por exemplo: quem vai fotografar, arrumar as mesas, colocar nome nas prendas, entregar as lembrancinhas...

 2 Semanas antes da Festa

 

1.  Solicite dos convidados a confirmação, pois dará mais segurança para as próximas encomendas.
2.  Encomende o bolo e providencie a vela ao seu gosto ou de acordo com o tema da festa.
3. Encomende os doces e salgados.
4. Faça uma selecção das músicas e verifique o aparelho de som.
5. Providencie a roupa do aniversariante.
6. Confirmar todos os serviços que foram contratados.

     
                       1 Semanas antes da Festa

 

1. Verifique se seu check-list foi cumprido ou está sendo finalizado. Ainda há tempo para providências consideradas "plano B".
2. Confirme o horário com os profissionais contratados (animadores, fotografo...). Se for você a fotografar, providencie a câmera, cartão de memória, baterias...tudo para registar seu evento.
3. Envie emails aos convidados para lembrar o grande dia e aproveite confirme o endereço, se possível envie mapa e coordenadas GPS (facilita demais).
4. Se vai cozinhar, compre os ingredientes.
5. Confirme com os familiares e amigos ajudantes se ainda vão poder participar e quais serão suas funções.
6.  Finalize os preparativos das brincadeiras.
7. Confirme se há lembrancinhas suficientes de acordo com as confirmações. Ideal é ter sempre a mais. Conte uma por criança (e não por família), e também pense em lembrancinhas para quem não tem filhos.
8. Chegou a hora de pensar em você. Marque manicura, cabeleireiro, escolha roupa e sapato. Se este for novo, vá usando por alguns momentos, antes da festa, para não ter surpresa! Afinal, a mãe do aniversariante tem que estar bela e confortável!

                                                            1 Dia antes da Festa

1. Coloque as bebidas para gelar. Bebidas arrefecidas gera descontentamento.
2. Se vai preparar comidas, só deixe para o úlitmo dia o que não pode ser feito com antecedência e congelada. Se possível contrate ajudantes, isto resultará em menos trabalho e estresse.
3. Se a festa for em casa, limpe-a e tente adiantar a decoração. Se necessário compre uma bomba pequena para encher os balões. Não se sacrifique enchendo balões com a boca!
4. Faça a última verificação na câmera fotográfica e filmadora. Garanta que funciona!
5. Descanse!  

            

                        No dia da Festa

1. Conclua a decoração (encher os balões, ver a disposição da mesa do bolo, doces e salgados, bebidas, mesas...).
2.  Levantar o bolo.
3. Incentivar o aniversariante ao descanso, para estar disposto e cheio de energia na hora da festa.
4. Deixar as entradas e petiscos nas mesas para os convidados, desde o início da festa. Nunca deixe toda comida para depois dos parabéns. deixar os convidados muito tempo sem comer causa descontentamento.
5. Garantir que as bebidas estão disponíveis e de fácil acesso, se não houver alguém a servir-las.
6. Vista a crianças e depois vista-se próximo do horário da festa.
7. Finalmente, depois de tudo em ordem, DIVIRTA-SE!

                         Após a Festa

1. É super educado e simpático agradecer a quem participou na organização da festa e quem deu prendas ao aniversariante. Pode ser feito via correio electrónico ou enviar pelo correio.