Olá, tudo bem?!
Planear e concretizar uma festa é muitas vezes um dilema e não sabemos por onde começar. Então resolvi trazer dicas para ajudar a preparar uma festa fantástica, cheia de criatividade e sem complicação!
Vamos lá!
A primeira providência é anotar todo planeamento. Use a forma mais simples para si. Uma boa é o Check List. "Postarei modelo".
A organização deve começar com o máximo de antecedência possível, para diluir os pagamentos, pois os fornecedores querem os pagamentos até o dia da festa.
As dicas a seguir serão baseadas na organização de festa infantil.
4 Meses antes da Festa- Escolha uma data e hora para a comemoração. Não esqueça de levar em conta a estação do ano, isto ajudará escolher se fará em local fechado ou ao ar livre;
- Faça a lista de convidados (terá ideia do tamanho da festa);
- Calcule quanto pode gastar, para decidir se a organização da festa será feita por você sozinha, com ajuda de terceiros ou se deixará ao encargo do local contratado; Se decidir contratar faça vários orçamentos, compare os preços, os serviços prestados e reserve o local;
- Escolha um tema para a festa. Se a festa for terceirizada, escolha também a comida.
Obs.: Dois itens que vale a pena lembrar:
- Não esqueça de registar tudo no contrato para não ter problemas futuros.
- Se informe com conhecidos, que prepararam festas sozinhos o quanto gastaram. Será uma grande ajuda na decisão de quem preparará seu evento.
Os próximos passos ajudará se você for organizar o evento ou contratar apenas para a organização de uma parte da festa:
8 Semanas antes da Festa
- Depois do tema escolhido, faça uma lista com as compras a fazer e o que vai encomendar. Primeiro, pense no básico que toda a festa tem (convite, bolo, animação, lembrancinhas,…). Depois, fica mais fácil acrescentar outros itens inusitados.
- É hora de ter a lista de convidados concluída. Não esquecer que crianças até 4 anos, geralmente vão acompanhados. Então acrescente-os também na lista de convidados.
- Outra questão que deve estar decidida, é o local da festa. E se vai ser local fechado ou ar livre, se há área de lazer... Não esqueça de confirmar se o local comporta todos os convidados com conforto.
- Faça ou encomende os convites. É de bom gosto e muito prático enviar um "Guarde a Data", que é um convite virtual já informando a data e hora da festa. Isto facilita aos convidados se programarem com antecedência para estarem presentes na festa, mesmo antes de ser entregue o convite definitivo.
- Encomende as lembrancinhas. Os produtos personalizados e/ou sofisticados, precisam de mais tempo, pois geralmente são feitos de forma artesanal.
- É importante decidir sobre as actividades da festa: o tempo para comer, jogos, brincadeiras, animação... Peça ajuda ou delegue actividades, para conseguir aproveitar a festa também.
- Obs.: Não esqueça, festa de criança precisa de brincadeiras, pois as crianças não vão às festas para ver a decoração ou comer. Diversão é fundamental!
4 Semanas antes da Festa
- Enviar os convites. Convém pedir a confirmação da presença na festa.
- Se ainda não concluiu sobre as actividades da festa, esta na hora de decidir, se vai contratar uma empresa ou grupo de recreação, alugar brinquedos ou comprar materiais auxiliares para diversão da criançada.
- Se decidir é hora de contratar fotógrafo, músico, aluguer de máquina para encher balões...
- Organizar as compras: encomendar papelaria personalizada (forminhas para os doces, painel, chapéus, tags, cones para guloseimas, centros e marcadores de mesa, placard...), decoração, descartáveis (pratos, copos, guardanapos, talheres...), balões, toalhas e todos suprimentos necessários.
- Encomendar comidas (jantar ou almoço), caso não vá preparar em casa.
Obs.: Não esqueça de solicitar os comprovativos dos pagamentos e contratos das prestação de serviços por escrito.
- Observe se já estão tratados os ingredientes das brincadeiras e actividades da festa.
- Se a festa for em casa de festas, confirmar todos os serviços (número de garçons...).
- Esse é o momento de distribuir as actividades para quem vai ajudar nos preparativos da festa, por exemplo: quem vai fotografar, arrumar as mesas, colocar nome nas prendas, entregar as lembrancinhas...
2 Semanas antes da Festa
- Solicite dos convidados a confirmação, pois dará mais segurança para as próximas encomendas.
- Encomende o bolo e providencie a vela ao seu gosto ou de acordo com o tema da festa.
- Encomende os doces e salgados.
- Faça uma selecção das músicas e verifique o aparelho de som.
- Providencie a roupa do aniversariante.
- Confirmar todos os serviços que foram contratados.
1 Semanas antes da Festa
- Verifique se seu check-list foi cumprido ou está sendo finalizado. Ainda há tempo para providências consideradas "plano B".
- Confirme o horário com os profissionais contratados (animadores, fotografo...). Se for você a fotografar, providencie a câmera, cartão de memória, baterias...tudo para registar seu evento.
- Envie emails aos convidados para lembrar o grande dia e aproveite confirme o endereço, se possível envie mapa e coordenadas GPS (facilita demais).
- Se vai cozinhar, compre os ingredientes.
- Confirme com os familiares e amigos ajudantes se ainda vão poder participar e quais serão suas funções.
- Finalize os preparativos das brincadeiras.
- Confirme se há lembrancinhas suficientes de acordo com as confirmações. Ideal é ter sempre a mais. Conte uma por criança (e não por família), e também pense em lembrancinhas para quem não tem filhos.
- Coloque as bebidas para gelar. Bebidas arrefecidas gera descontentamento.
- Se vai preparar comidas, só deixe para o úlitmo dia o que não pode ser feito com antecedência e congelada. Se possível contrate ajudantes, isto resultará em menos trabalho e estresse.
- Se a festa for em casa, limpe-a e tente adiantar a decoração. Se necessário compre uma bomba pequena para encher os balões. Não se sacrifique enchendo balões com a boca!
- Faça a última verificação na câmera fotográfica e filmadora. Garanta que funciona!
- Descanse!
No dia da Festa
- Conclua a decoração (encher os balões, ver a disposição da mesa do bolo, doces e salgados, bebidas, mesas...).
- Levantar o bolo.
- Incentivar o aniversariante ao descanso, para estar disposto e cheio de energia na hora da festa.
- Deixar as entradas e petiscos nas mesas para os convidados, desde o início da festa. Nunca deixe toda comida para depois dos parabéns. deixar os convidados muito tempo sem comer causa descontentamento.
- Garantir que as bebidas estão disponíveis e de fácil acesso, se não houver alguém a servir-las.
- Vista as crianças e depois vista-se próximo do horário da festa.
- Finalmente, depois de tudo em ordem, DIVIRTA-SE!
Após a Festa
- É super educado e simpático agradecer a quem participou na organização da festa e quem deu prendas ao aniversariante. Pode ser feito via correio electrónico ou enviar pelo correio.
Como prometido, vou postar alguns modelos de Check-list. Vai facilitar bastante o planeamento de tuas festas!
Este modelo foi preparado com itens de forma mais genérica, abrangendo a festa na totalidade. Não foi dividida por datas.
Olá! Vou publicar para vocês um modelo de check-list mais detalhado. Foi dividido por datas que antecedem a festa. Espero que gostem!
Deixe seu comentário ou sugestão! Obrigada!
Olá! tudo bem?!
Vou falar da "Lista de Convidados".
Fazer
a lista de convidados é uma tarefa bastante importante, tal como
escolher o local da festa, o cardápio, decoração... Porém há quem
considere uma missão difícil!
As
primeiras considerações a serem pensadas são: como montar a lista de
convidados? quem incluir e quem deixar de fora? quantas pessoas
convidar...
Quando
for iniciar a lista, o ideal é já ter definido o local da festa, pois
assim terás a ideia de quantas pessoas são acomodadas confortavelmente.
Pois se o número de convidados excede o espaço da festa, pode faltar
lugar para acomodar ou ultrapassar o orçamento programado.
Geralmente,
os locais especializados em festas já indicam a quantidade de pessoas
que o espaço suporta. Resista a tentação de chamar mais gente de última
hora!
Na
organização de uma festa, pensa-se logo em convidar todos os amigos e
todos que te convidaram recentemente. Mas, quanto mais pessoas vierem,
maiores serão os gastos.Uma boa dica é pensar o quanto tu podes e quer
gastar com cada convidado e não sair dessa margem de orçamento. Caso
ultrapasse do número que deseja, é hora de fazer os cortes. Usa teu bom
senso!.
Festas Infantis:
Quando
fores fazer a tua lista, confira se as pessoas, que estás convidando,
realmente
costumam marcar presença nesse tipo de festa e se elas realmente fazem
parte da
vida da tua família. As vezes visando o presente, ou querendo ser
social, tu podes acabar deixando de fora alguém que realmente fará
falta. É bom
lembrar que o convite sempre se estende à família do convidado e caso
tenha ama, deverás contar com a presença dela também.
Considere que aproximadamente 15% das pessoas deixarão de ir.
Pode
acontecer de algum amigo teu, mesmo sendo próximo, não fique muito
contente com a ideia de ir a festas infantis, ouvindo crianças a gritar.
Mantenha na lista apenas pessoas que tu sabes que vão curtir a festa.
Outra sugestão é restringir o convite a familiares que tenham crianças. Se
você quer compartilhar sua alegria com o resto dos parentes
(como tias e tios mais velhos), convide-os, aos poucos, para tomar um
cafezito na sua casa em um dia mais tranquilo, ou faça uma visita. Eles
vão ter mais tempo para curtir a criança do que na balbúrdia da festa.
Em alguns casos, principalmente onde é pago por um número “x” de
pessoas, é bom ligar para confirmar a presença, e lembrar os
convidados da festa.
Se tiveres
bastante espaço, por exemplo, para fazer uma festa em tua casa podes convidar
mais pessoas, assim como se tiveres dinheiro disponível podes contratar um buffet infantil.
Geralmente as crianças de até cinco
anos costumam ir acompanhadas às festas e também não contam como
pagantes em buffets infantis. Acima de cinco anos, quando a criança já pode ir sozinha à festa, não é
mais “obrigatório” chamar os pais que não tenham relação com o/a
aniversariante.
Para as festas durante a semana, inclua na
sua conta as amas ou um acompanhante e no caso de festas no fim de
semana, é recomendável convidar também os pais e os irmãos menores.
Festas Jovens e Adultos:
É
uma tarefa difícil esconder que "vem festa por aí", com as redes
sociais no quotidiano das pessoas. Devido a isso é fácil aborrecer quem
ficou de fora da lista de convidados da tua festa.
Como sobreviver e escapar deste transtorno?
Algumas sugestões (por exemplo em casamentos), mas tu podes adequar a qualquer evento, claro que ajustarás a cada situação.
Lista Partilhada: Dividir,
amigavelmente, o número de convidados em família, pode ser uma boa
opção. Sugere-se que 50% dos convidados são dos noivos, 25% dos pais do
noivo e 25% dos pais da noiva. Esses percentuais podem ser alterados
caso os noivos paguem exclusivamente a festa. Neste caso passa a ser de
15% para os pais. Se for a família de um dos noivos a pagar a festa, negocia-se 60 a 70% dos convidados para a família que estar a pagar.
Prioridades: Convém separar os convidados em dois grupos: os indispensáveis e os desejáveis.
Amigos
e parentes que moram distante, podem ser convidados a vontade sem
representar riscos, por que dificilmente comparecerão a festa. Vá
fazendo exclusões!
Orçamento: É
interessante deixar uma margem de 15 a 30% além do limite máximo. Este é
o percentual de convidados faltosos. Cuidado para não se empolgar e
sair convidando, correndo o risco de estourar a lista, resultando em
convidados insatisfeitos com os serviços de buffet e ainda ter que pagar todo excedente.
Consciência Tranquila: A
liberdade de convidar quem realmente queres na tua festa, é um dos
pontos cruciais. Pois na tua festa estarão presentes as pessoas que te
fazem feliz. Não se sinta obrigado a convidar quem não queres! Faça o
que tua consciência e teu coração manda!
Jogo Limpo: Seja
direto e sincero. Prioridades são: família, padrinhos e melhores
amigos. Se alguém que faz parte da organização da festa quiser estender o
convite a mais pessoas, fica claro que se responsabilizará pelas
despesas extras referentes a cada convidado a mais.
Se acontecer de alguém importante não ser convidado, por
esquecimento ou por exclusão, programe um pedido de desculpas e explique
o por quê da situação. Não será nada confortável, mas é uma situação
que poderá ser superada a curto prazo!
Obrigada e espero ter contribuído para a organização da tua festa! Divirta-se!
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